Hola Emprendedores

Antes de comenzar los invito a que nos sigan en nuestras redes sociales, @obviamentrepreneur @obviamconsultores, continuaremos publicando información que esperamos les pueda servir.

También los invitamos a que nos sugieran algún tema que les gustaría que alguna de las personas que participamos OBVIAM Entrepreneur escriba, ya sea Desarrollo de Negocio, Marketing, Legal.

Comencemos!!

Seguimos trabajando como muchos desde casa y esta semana quiero compartir con ustedes el siguiente tema.

Recordé esta película que fue estrenada cuando yo todavía no nacía SoyLent Grenn (Cuando el destino nos alcance), aquí les comparto la sinopsis “En el año 2022, la población de Nueva York, unos cuarenta millones de habitantes, vive en condiciones miserables. Para combatir el hambre se crea un alimento sintético, el soylent green, pero el policía Thorn y el viejo Roth, un superviviente de otra época, sospechan que detrás del nuevo alimento hay algo inquietante”.  

Espero sea de su interés, bien vale la pena, no le voy a arruinar el final; en la parte que si me quiero concentrar es en los temas que aborda la película, situaciones que actualmente estamos viviendo de forma muy parecida y que de acuerdo al film esa sociedad no puso atención, es decir no llevo a cabo medidas de prevención suficientes para poder controlar fallas o riesgos que se veían venir, pensando seguramente que no se iba a manifestar.

En ocasiones les cuesta mucho trabajo a las empresas, grandes, pequeñas y chicas a apostar al tema de la prevención, en ocasiones estamos mas habituado a buscar a los profesionales ya que tenemos un problema, pero para este momento ya es muy tarde. Les pongo un ejemplo de un caso donde un prospecto no invito a sus oficinas a evaluar un problema que tenían motivo de un incumplimiento regulatorio, la multa fue 13 millones de pesos, y nos dice el Administrador, pero la vamos a pelear, y pues claro existe medio legales de defensa, pero en estos casos irónicamente ganando pierdes, supongamos que el abogado le diga, Ganamos!! bueno ya nada más tendrá que pagarles cuando menos el 10% de sus honorarios, siendo que de haber llevado a cabo un análisis basado en la prevención los honorarios hubieran sido de mucha menor cantidad.

Derivado de lo anterior quiero compartir con ustedes algunos puntos relevantes que se establece en la norma ISO 22301 la cual es utilizada para establecer un Plan de Continuidad de Negocio. Estos planes son implementados en las empresas a efecto poder identificar cuáles son las áreas que debe seguir funcionando durante un catástrofes o situaciones que impidan que la empresa funcione cotidianamente. Si bien es cierto, son metodologías robustas consideramos que estos puntos les podrán a ayudar a identificar que acciones debe ser llevada a cabo y porque áreas, ya que no todas son necesariamente indispensables.

Ahora bien, también es importante hacer mención que después de terminar con nuestra versión corta del Plan de Continuidad de Negocio debemos comenzar a trabajar en nuestro DRP Disaster Recovery Plan, en español Plan de Recuperación de Negocio, del cual hablaremos más adelante.

A continuación, compartimos con ustedes algunos puntos relevantes que consideramos desarrollar en estos momentos y poder contar con este plan de continuidad. Ya nos llego la hora de atender los temas que no atendimos anteriormente, esta pandemia no saco de la zona de confort, por lo tanto debemos hacer nuevas planeación e inclusive un nuevo modelo de negocio.

 Pasos para crear un plan de continuidad de negocios

  1. Documenta al personal clave y las copias de seguridad. 

 

  • Estas son personas que llenan posiciones sin las cuales tu negocio no puede funcionar:
  • Haz la lista tan completa como sea necesario, pero tan corta como sea posible.
  • Decide cuales funciones de trabajo son absolutamente necesarias.
  • Piensa sobre quien llena esas posiciones cuando el titular de esas posiciones está de vacaciones.
  • Lista a esas personas con toda su información de contacto, incluyendo sus teléfonos de trabajo y residencia, celular, buscapersonas, correo electrónico (tanto de trabajo como personal), y cualquier otra forma posible de contactarlos en una situación de emergencia donde las comunicaciones normales podrían no estar disponibles.

 

  1. Identifica quien puede trabajar desde casa.

 

  • Algunas personas en tu compañía podrían ser perfectamente capaces de llevar adelante el negocia desde una “oficina en su casa”. Averigua quien puede y quien no.
  • Trata de asegurar cuál del personal crítico (que fue identificado en el paso 1) puede hacer teletrabajo si es necesario.

    Documenta los contactos externos. 

 

  • Si tienes algunos proveedores o clientes sumamente importantes para tu compañía, elabora una lista de contactos especial que incluya una descripción de la compañía (o persona) y cualquier otra información que sea absolutamente crítica sobre ellos, incluyendo información de contacto personal clave.

 

  • Incluye en la lista a personas como abogados, banqueros, consultores de IT, cualquier que podrías necesitar llamar para asuntos operacionales.

 

  • Se debe incluir las compañías de servicios municipales como policía, bomberos, suministro de agua, luz, hospitales.

    Documenta el equipo crítico.

 

  • A menudo, los ordenadores personales contienen información muy importante (tienes copias de seguridad fuera de la empresa, ¿no?)

 

  • ¿Dependes mucho de tu fotocopiadora? ¿Tienes impresoras especiales de las que tu negocio depende?

 

  • ¡No olvides el software! – el software debería ser considerado a menudo “equipo crítico” si es especializado o si no puede ser reemplazado.

    Identifica documentos críticos. 

 

  • Artículos de incorporación y otros documentos legales, facturas de servicios públicos, documentación bancaria, documentos críticos de recursos humanos, documentos del alquiler del edificio, impuestos, necesitas tener disponible todo aquello que sería necesario para empezar tu negocio nuevamente.

 

  • Recuerda que podrías tener que enfrentarte a una pérdida total de tus instalaciones. ¿Sabrías cuando se paga el préstamo de los vehículos de tu compañía? ¿A quién enviarle el pago por tus servicios de internet?

    Identifica opciones de equipo contingente. 

 

  • Si tu compañía utiliza camiones, y los camiones resultan dañados en un incendio, ¿dónde podrías alquilar camiones?

 

  • ¿Dónde alquilar computadoras? ¿Puedes usar un servicio externo para las copias, impresión u otras funciones críticas?

    Identifica tu localización contingente. 

 

  • El sitio de contingencia es el lugar donde llevarás a cabo tu negocio mientras tus oficinas principales no estén disponibles.

 

  • Podría ser un hotel, ya que – muchos de ellos tienen salones muy bien equipados, aptos para hombres de negocios.

 

  • También podría ser la oficina de uno de tus proveedores o de tu abogado.

 

  • Tal vez la opción de teletrabajo para todos es una opción viable.

 

  • Si has identificado una localización temporal, incluye un mapa en tu BCP. Donde sea que esté, asegúrate que tienes toda la información de contacto apropiada (incluyendo los nombres de la gente responsable).

    Prepara una guía de “Cómo hacer”. 

 

  • Debe incluir instrucciones paso por paso de que hacer, quien tiene que hacerlo y cómo hacerlo en caso de una eventualidad.

 

  • Prepara una lista de cada responsabilidad y escribe el nombre de la persona a la que está asignada.

 

  • También hazlo, al contrario: Para cada persona, enlista las responsabilidades. De esa forma, si quieres saber quién se supone que debe llamar a la compañía de seguros, puedes buscar “Seguro”.

    ¡Pon toda la información junta! 

 

  • Un BCP es inútil si toda la información está desperdigada en diferentes lugares. Un BCP es un documento de referencia, y todo debe estar reunión en algo como una carpeta de anillas.

 

  • Haz suficientes copias y dale una a cada uno de los miembros clave de tu personal.

 

  • Mantén varias copias extras en un lugar fuera de la oficina, ya sea en casa o en una caja de seguridad.

    Comunícalo. 

 

  • Asegúrate que todos en tu compañía conocer el BCP.

 

  • Cada uno de los empleados, estén o no en la lista de empleados críticos, deben ser entrenados. No querrás que tu personal no crítico conduzca en una tormenta de hielo para llegar a un edificio que ha sido dañado por un incendio y luego preguntarse “¿ahora qué hago?”
  1. ¡Prueba el plan! 


Puede que hayas escrito muy buenas ideas, reunido toda la información, identificado las localidades contingentes, enlistado tu persona, contactos y compañías de servicios, pero ¿puedes llevarlo a cabo?

 

  • Escoge un día y haz saber a todos lo que va a suceder (incluyendo tus clientes, proveedores y distribuidores); luego en esa mañana, actúa como si tu edificio de oficinas ha sido destruido. Haz las llamadas, ve al sitio de contingencia.
  • Una cosa que definitivamente aprenderás en la prueba es que no has conseguido que todo vaya como te gustaría. No esperes hasta que el desastre golpee para averiguar que debes hacer diferente la próxima vez. Ejecuta la prueba.
  • Si haces algún cambio importante, vuélvelo a ejecutar unos cuantos meses después. Aún después que tengas un plan sólido, debes ejecutar la prueba anualmente.

    Prevé que puede que tengas que cambiar el plan. 

 

Sin importar que tan buenos sean tus planes, y sin importar que tan bien se ejecute la prueba, lo más probable es que haya situaciones fuera de tu plan. El hotel que planeabas usar como sitio contingente está llevando a cabo una convención inmensa. No puedes tener acceso al banco, porque el desastre ha ocurrido en un fin de semana, o en un día feriado. Tu casa tampoco tiene energía eléctrica. La compañía de servicios externos que has dispuesto para el servicio de fotocopiado tiene el equipo estropeado. Tu consultor de IT está de vacaciones…

13. Revisa y revisa. 


Cada cierto tiempo algo cambia, actualiza TODAS las copias de tu BCP.
Nunca dejes que el plan quede desactualizado. Un plan desactualizado puede ser incluso peor que inútil: puede darte una sensación de seguridad cuando realmente no estás seguro.

 

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